Personalehåndbog: hvad skal med, lovpligtige politikker og skabelon (2026)

Kort svar: En god personalehåndbog samler de regler og forventninger, der gælder for alle medarbejdere, ét sted: arbejdstid, fravær, ferie, it-brug, adfærd, sikkerhed og persondata. Lovpligtigt er en skriftlig rygepolitik, en politik for e-cigaretter og – ved 50 eller flere ansatte – information om whistleblowerordningen. Resten bestemmer du selv, men håndbogen er kun noget værd, hvis medarbejderne har fået den, og hvis du holder den opdateret.

Nedenfor får du en færdig indholdsfortegnelse, de lovkrav der gælder pr. september 2026, og en gennemgang af, hvad håndbogen juridisk er – og ikke er.

Hvad er en personalehåndbog juridisk?

Personalehåndbogen er et udtryk for ledelsesretten: arbejdsgiverens ret til at fastsætte rimelige regler for arbejdets udførelse og adfærd på arbejdspladsen. Den er ikke en kontrakt, men den bliver en del af ansættelsesvilkårene, når kontrakten henviser til den, eller når medarbejderen har accepteret den. Derfor gælder tre grundregler:

• Håndbogen kan ikke sætte lov, overenskomst eller kontrakt ud af kraft. Står der 4 ugers ferie i håndbogen og 5 uger i ferieloven, gælder loven.
• Væsentlige forringelser af vilkår er en opsigelse af vilkåret. Fjerner du fx en fast fridag eller en betalt frokostpause via håndbogen, skal ændringen som udgangspunkt varsles med medarbejderens individuelle opsigelsesvarsel. Mindre justeringer kan indføres med rimeligt varsel via ledelsesretten.
• Du skal kunne bevise, at medarbejderen kendte reglerne. Vil du bruge håndbogens regler som grundlag for en advarsel eller bortvisning, skal du kunne dokumentere, at medarbejderen har modtaget den gældende version.

Husk også, at ansættelsesbevisloven kræver, at væsentlige vilkår som arbejdstid, løn, ferie og opsigelsesvarsler gives skriftligt til medarbejderen inden for 7 dage eller 1 måned efter tiltrædelsen. Håndbogen kan uddybe vilkårene, men de skal stå i selve kontrakten eller ansættelsesbeviset. Se guiden om ansættelsesbevis.

Lovpligtige politikker i personalehåndbogen

Derudover skal arbejdsmiljøarbejdet være på plads: en skriftlig APV, hvor arbejdsmiljøet afdækkes mindst hvert 3. år, en årlig arbejdsmiljødrøftelse og en arbejdsmiljøorganisation ved 10 eller flere ansatte. Det er ikke politikker i håndbogen, men håndbogen bør fortælle medarbejderne, hvordan arbejdsmiljøarbejdet er organiseret, og hvem de henvender sig til. Læs mere i guiden om psykisk arbejdsmiljø, hvor kravet om at forebygge krænkende handlinger også behandles.

Indholdsfortegnelse: det bør personalehåndbogen indeholde

Brug listen som skabelon, og slet det, der ikke passer til jer. Det vigtigste er, at hver regel er konkret nok til at kunne følges – og håndhæves.

1. Velkommen og formål – hvem vi er, hvad håndbogen er, og hvordan den hænger sammen med kontrakten og eventuel overenskomst.
2. Arbejdstid og tidsregistrering – normal arbejdstid, pauser, flekstid, overarbejde og afspadsering, hvordan tiden registreres, og hvem der er undtaget.
3. Fravær og sygdom – hvordan og hvornår man melder sig syg, dokumentation, sygefraværssamtaler, børns sygdom, læge- og tandlægebesøg.
4. Ferie og fridage – ferieårets og ferieafholdelsesperiodens datoer, hvordan ferie ønskes og varsles, feriefridage, helligdage og eventuel lukning mellem jul og nytår.
5. Orlov – barsel og forældreorlov i hovedtræk med henvisning til gældende regler, omsorgsdage, orlov uden løn.
6. Løn og goder – lønudbetaling, pension, personalegoder, udlæg og kørsel, gaver fra kunder og leverandører.
7. Adfærd og samarbejde – forventninger til omgangstone, nul tolerance over for chikane og krænkende handlinger, hvordan man rejser en bekymring.
8. Rygepolitik og politik for e-cigaretter – lovpligtige, se ovenfor.
9. Alkohol og rusmidler – regler og konsekvenser, tilbud om hjælp.
10. It, data og sociale medier – brug af udstyr, adgangskoder, privat brug, udtalelser om virksomheden på sociale medier, tavshedspligt.
11. Persondata – privatlivspolitik for medarbejdere: hvilke oplysninger, formål, opbevaringstid og rettigheder.
12. Arbejdsmiljø og sikkerhed – organisering, APV, hvad man gør ved ulykker og nærved-ulykker, krav til værnemidler.
13. Whistleblowerordning – hvis I har 50 eller flere ansatte, eller frivilligt.
14. Kontrolforanstaltninger – hvilke kontroller virksomheden bruger, fx logning, GPS i firmabiler eller adgangskort, og formålet. Er virksomheden overenskomstdækket, kan der gælde krav om varsling af nye kontrolforanstaltninger – tjek overenskomsten.
15. Uddannelse og udvikling – MUS, kurser, certifikater, der skal holdes ved lige.
16. Ophør af ansættelsen – opsigelsesvarsler i hovedtræk, aflevering af udstyr, fratrædelsessamtale.
17. Ændringer og accept – hvordan håndbogen ændres, versionsdato og medarbejderens kvittering.

Sådan indfører og ændrer du personalehåndbogen

Ved mindre ændringer – fx nye regler for parkering eller en opdateret it-vejledning – er det som udgangspunkt nok at informere med rimeligt varsel og få en ny kvittering. Ved tvivl om, hvorvidt en ændring er væsentlig, så spørg din arbejdsgiverforening eller en rådgiver, før du udsender den.

Typiske fejl i personalehåndbøger

• Rygepolitikken mangler eller nævner ikke konsekvenser – begge dele er lovkrav.
• E-cigaretter er glemt – de har deres egen lov og deres eget politikkrav.
• Håndbogen lover mere end kontrakten – fx »fri på fødselsdagen« – og bliver derved et vilkår, der ikke kan fjernes uden varsel.
• Kopieret skabelon uden tilpasning – regler om skifteholdstillæg i en virksomhed uden skiftehold underminerer troværdigheden.
• Ingen versionsstyring – ingen ved, hvilken udgave medarbejderen har accepteret.
• Ingen kvittering – så kan du ikke bevise, at reglerne var kendte.
• Persondata behandles kun som en formalitet – privatlivspolitikken beskriver ikke de faktiske opbevaringsfrister.

Sådan hjælper Pactio

I Pactio ligger personalehåndbogen og de enkelte politikker i dokumentarkivet med versioner, og medarbejderne accepterer dem digitalt, så du kan se, hvem der har kvitteret for hvilken version. Nye medarbejdere får politikkerne som en del af onboardingen, og compliance-overblikket kan minde dig om den årlige gennemgang. Skal en overtrædelse følges op, ligger accepten klar i sagsmappen.