HR-årshjul: lovpligtige frister og gode HR-vaner måned for måned (2026/27)

Kort svar: Byg dit HR-årshjul op om ferielovens tre datoer (31. januar, 1. september og 31. december), arbejdsmiljøets to rytmer (APV mindst hvert 3. år og en årlig arbejdsmiljødrøftelse) og tre gode vaner med faste måneder (MUS, lønforhandling og budget). Resten – ansættelsesbeviser, sygefravær, tidsregistrering – er rutiner, der udløses af den enkelte medarbejder, ikke af kalenderen. Nedenfor får du hele året måned for måned.

Alle datoer er kontrolleret mod de gældende love pr. september 2026 og markeret som lovpligtigt eller god vane, så du kan se, hvad der er krav, og hvad der er anbefaling. Er virksomheden overenskomstdækket, kan overenskomsten tilføje frister, fx for lønregulering – læg dem ind i jeres egen version.

Faste lovfrister og terminer i HR-året

HR-årshjul måned for måned

Årshjulet starter i januar, fordi de fleste virksomheder budgetterer og regulerer løn ved kalenderårsskiftet. Kører I med forskudt regnskabsår, så flyt budgetpunkterne – ferie- og arbejdsmiljøfristerne flytter sig ikke.

Januar: nyt år, nye satser, restferie

• Lovpligtigt – senest 31. januar: Meddel FerieKonto eller den, der udbetaler ferien, hvis en medarbejder på grund af feriehindring (fx sygdom eller barsel) har fået overført ferie fra den ferieafholdelsesperiode, der sluttede 31. december.
• Lovpligtigt: Udbetal ikke-afholdt ferie ud over 4 uger for den afsluttede ferieafholdelsesperiode, medmindre der er indgået skriftlig overførselsaftale inden 31. december. Husk medarbejderens skriftlige erklæring, hvis ansættelsen ikke har været på fuld tid hele perioden.
• God vane: Gennemgå nye satser og lovændringer pr. 1. januar, og opdatér kontrakter, personalehåndbog og lønsystem.
• God vane: Aftal årets datoer for MUS, lønsamtaler, arbejdsmiljødrøftelse og eventuel APV, og læg dem i kalenderen nu.

Februar: sommerferien planlægges

• Lovpligtigt at huske: Hovedferie skal varsles senest 3 måneder før, den begynder. Skal ferien begynde 1. maj, er fristen 1. februar. Indhent ferieønsker nu, så I kan varsle i god tid.
• God vane: Læg sommerens vagtplan eller bemandingsplan i udkast, og find ud af, om der er brug for feriafløsere.
• God vane: Start MUS-runden. Årets første kvartal er roligt i mange virksomheder, og samtalerne kan følges op inden sommerferien.

Marts: arbejdsmiljø og kompetencer

• Lovpligtigt at tjekke: Hvornår blev arbejdsmiljøet sidst afdækket i APV'en? Er der gået tæt på 3 år, skal arbejdsmiljøforholdene afdækkes igen, og er der sket ændringer i arbejdet, der kan påvirke arbejdsmiljøet, skal APV'en opdateres nu. Se guiden om APV.
• God vane: Saml årets kursus- og certifikatbehov: Hvilke certifikater udløber i år, hvem skal på førstehjælp, truck eller hygiejnekursus?
• God vane: Gennemgå ansættelseskontrakterne for medarbejdere, der har fået nye opgaver eller ny løn, og lav tillæg, hvor vilkårene er ændret.

April: varsl ferie, forbered sommerens ansættelser

• Lovpligtigt at huske: Ferie, der begynder 1. juli, skal være varslet senest 1. april. Send den endelige ferieplan ud, og bekræft den skriftligt over for hver medarbejder.
• Lovpligtigt ved ansættelse: Sommervikarer og studentermedhjælpere skal have ansættelsesbevis med de vigtigste vilkår senest 7 dage efter tiltrædelsen – lav kontrakterne, før de starter. Se guiden om ansættelsesbevis.
• God vane: Lønforhandlinger. Mange virksomheder regulerer løn pr. 1. april eller 1. januar. Hav lønbudgettet, lønstatistik og MUS-noter klar, før samtalerne.

Maj: hovedferieperioden begynder

• Lovpligtigt – 1. maj: Hovedferieperioden starter og løber til 30. september. Medarbejderne har ret til 3 ugers sammenhængende ferie i perioden.
• Lovpligtigt – med majlønnen: Ferietillægget for perioden 1. september–31. maj udbetales sammen med lønnen for maj, hvis I ikke udbetaler det løbende, når ferien holdes.
• God vane: Onboarding af sommervikarer: introduktion, sikkerhed, rygepolitik og tidsregistrering fra første dag. Brug onboardingplanen.

Juni: halvårsstatus

• Lovpligtigt at følge op på: Tidsregistrering. Tjek, at registreringerne er komplette for alle, at medarbejderne kan se deres egne data, og at 48-timers-grænsen i gennemsnit overholdes. Brug tidsregistrerings-tjekket.
• God vane: Gør halvårets sygefravær op. Er der medarbejdere med meget eller hyppigt fravær, så hold sygefraværssamtaler nu, ikke efter sommerferien. Se guiden om sygefravær.
• God vane: Følg op på APV-handlingsplanen: Hvilke punkter er lukket, hvilke mangler?

Juli: ferie – og beredskab

• God vane: Sørg for, at én person med adgang til personaleoplysninger altid er på arbejde: Sygemeldinger, refusionsfrister og arbejdsulykker holder ikke ferie.
• God vane: Notér, hvis en medarbejder bliver syg før eller under ferien. Sygdom kan være en feriehindring, og det får betydning for overførsel ved årets udgang.

August: ferieåret slutter

• Lovpligtigt – 31. august: Ferieåret slutter. Fra 1. september optjenes ny ferie.
• Lovpligtigt – med augustlønnen: Ferietillægget for perioden 1. juni–31. august udbetales med lønnen for august, hvis det ikke er udbetalt løbende.
• God vane: Træk en feriesaldo for alle: Hvem har mere end 4 uger tilbage, som skal holdes eller aftales overført inden 31. december? Tag det op med de berørte nu – der er 1 måneds varsel på øvrig ferie.
• God vane: Nye elever, lærlinge og studerende starter ofte i august og september – kontrakter og onboarding klar.

September: nyt ferieår og budgetstart

• Lovpligtigt – 1. september: Nyt ferieår. Ferien optjent fra nu kan holdes frem til 31. december næste år.
• God vane: Start budgettet for næste år: lønbudget, forventede ansættelser og fratrædelser, kurser, rekrutteringsomkostninger. Brug medarbejder-omkostningsberegneren til at få de samlede omkostninger pr. ansættelse med.
• God vane: Efterårs-MUS eller opfølgning på forårets samtaler: Er udviklingsmålene nået?
• God vane: Gennemgå persondata: slettefrister for afviste ansøgere, fratrådte medarbejdere og gamle sager. Se guiden om GDPR og medarbejderdata.

Oktober: arbejdsmiljødrøftelse og lovændringer

• Lovpligtigt – hvert år: Hold den årlige arbejdsmiljødrøftelse, hvis den ikke allerede er holdt. Tidspunktet er frit, men I skal kunne dokumentere skriftligt, at den er holdt. Et referat er nok.
• Lovpligtigt at huske: Restferie i efteråret og vinteren skal varsles senest 1 måned før.
• God vane: Følg med i lovændringer pr. 1. januar. Pr. september 2026 gælder det især reglerne om løngennemsigtighed: Beskæftigelsesministeriet sendte i februar 2026 et udkast til lovforslag i høring med foreslået ikrafttræden 1. januar 2027, men forslaget er endnu ikke fremsat i Folketinget og dermed ikke vedtaget. Indholdet og datoen kan derfor nå at ændre sig. Følg Beskæftigelsesministeriet, og brug løngennemsigtigheds-tjekket til at se, hvor I står.
• God vane: Planlæg julegaver. Efter skat.dk bliver en julegave til højst 1.000 kr. ikke beskattet, selv om den samlede bagatelgrænse for mindre personalegoder på 1.400 kr. i 2026 overskrides. Kontanter beskattes altid, og det samme gør gavekort, der kan byttes til kontanter eller har bred anvendelse.

November: overførsel af ferie og næste års vilkår

• Lovpligtigt at forberede: Aftaler om overførsel af ferie ud over 4 uger skal være skriftlige og indgået senest 31. december. Send aftalerne ud nu, så de er underskrevet inden jul.
• God vane: Beslut lønreguleringer og vilkårsændringer pr. 1. januar, og varsl væsentlige ændringer i tide – ændringer til ugunst for medarbejderen skal typisk varsles med medarbejderens opsigelsesvarsel. Se guiden om opsigelsesvarsel.
• God vane: Årlig gennemgang af personalehåndbogen: Er rygepolitik, e-cigaretpolitik, it-regler og privatlivspolitik stadig korrekte? Ny version ud med kvittering.

December: ferieafholdelsesperioden udløber

• Lovpligtigt – 31. december: Ferieafholdelsesperioden slutter. Overførselsaftaler for ferie ud over 4 uger skal være på plads, og FerieKonto eller den, der udbetaler ferien, skal have besked senest denne dato.
• Lovpligtigt at huske: Ferie, der ikke er holdt eller aftalt overført, udbetales efter periodens udløb (ferie ud over 4 uger) eller overføres ved feriehindring – med meddelelse senest 31. januar.
• God vane: Årets HR-status til ledelsen: personaleomsætning, sygefravær, gennemførte MUS, APV-status, udløbne certifikater og åbne sager.
• God vane: Kontrakter og tillæg med virkning fra 1. januar sendes til underskrift, så alle starter året med korrekte vilkår.

HR-opgaver, der ikke følger kalenderen

En del af HR-arbejdet udløses ikke af en dato, men af en hændelse. Læg dem som faste rutiner med en ansvarlig, så de ikke afhænger af, at nogen husker dem:

Sådan bygger du jeres eget HR-årshjul

Sådan hjælper Pactio

I Pactio lægger du årshjulets opgaver ind som opgaver og frister med påmindelser, så ferievarsler, APV-revision, arbejdsmiljødrøftelse og overførselsaftaler kommer af sig selv – med en ansvarlig på hver. Feriesaldo og fravær følger med på medarbejderkortet, politikker og personalehåndbog ligger i dokumentarkivet med digital accept, og certifikatvagten (Business) minder om udløb. Refusionsfrister får du påmindelser om, mens selve ansøgningen sker via NemRefusion.