Whistleblowerordning: krav ved 50+ ansatte, frister og opsætning (2026)

Kort svar: Er I 50 ansatte eller flere, skal I have en whistleblowerordning nu. Den skal gøre det muligt at indberette skriftligt eller mundtligt, den skal drives af en upartisk enhed, og den skal overholde to frister: kvittering inden 7 dage og feedback inden 3 måneder. Er I under 50, er ordningen frivillig, men kan stadig være fornuftig. Nedenfor gennemgår vi loven, hvad der er omfattet, og hvordan du sætter en ordning op, der virker.

Hvem skal have en whistleblowerordning?

Lov om beskyttelse af whistleblowere (lov nr. 1436 af 29. juni 2021 med senere ændringer) gennemfører EU's whistleblowerdirektiv. Efter lovens § 9 skal arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte etablere en intern whistleblowerordning. Loven trådte i kraft 17. december 2021 for offentlige arbejdsgivere og private med 250 eller flere ansatte; for private arbejdsgivere med 50-249 ansatte fik kravet virkning fra 17. december 2023 (§ 31).

Ifølge Justitsministeriets vejledning tæller alle ansatte med uanset beskæftigelsesgrad, og pligten indtræder, når I i gennemsnit over de fire seneste kvartaler har haft 50 eller flere ansatte. Vikarer ansat direkte af jer tæller med, mens bureauvikarer tæller hos vikarbureauet. Svinger I omkring grænsen, så etablér ordningen; det er billigere end at diskutere optællingen med en myndighed bagefter.

Hvad kan der indberettes om?

Lovens § 1 afgrænser ordningen til to typer forhold: overtrædelser af EU-retten inden for direktivets område (fx udbud, hvidvask, produktsikkerhed, databeskyttelse, miljø) og alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold. Justitsministeriets vejledning nævner som eksempler bestikkelse, dokumentfalsk, tilsidesættelse af faglige standarder med risiko for personers sikkerhed, og grov chikane, herunder seksuel chikane.

Det er lige så vigtigt at vide, hvad der ikke er omfattet: forhold om egen ansættelse (løn, samarbejdsproblemer, en uenighed med chefen) er som udgangspunkt ikke omfattet, medmindre der er tale om seksuel chikane eller anden grov chikane. Bagatelagtige forhold er heller ikke omfattet. Ordningen kan afvise indberetninger uden for lovens område (§ 12, stk. 3). Ifølge Justitsministeriets vejledning bør whistlebloweren så have besked om det, og det er god praksis at pege på den rigtige kanal, fx nærmeste leder, tillidsrepræsentanten eller arbejdsmiljøorganisationen.

Kravene til whistleblowerordningen: frister, fortrolighed og enhed

Bemærk, at 3-måneders-fristen løber fra kvitteringen, ikke fra indberetningen, og at feedback ikke er det samme som en afsluttet sag. Feedback betyder, at whistlebloweren får at vide, hvad der er sat i gang eller planlagt. Er sagen kompleks, kan feedbacken være en status. Skriv altid ned, hvornår I kvitterede, og hvornår I gav feedback.

Hvem skal være whistleblowerenhed?

Enheden skal være upartisk. I en virksomhed uden HR-afdeling er det tit svært at finde en intern person, der ikke selv kan blive genstand for en indberetning, eller som ikke sidder for tæt på ledelsen. Derfor vælger mange en ekstern part (en advokat, revisor eller en leverandør af whistleblowersystemer) eller en kombination: en ekstern modtager, der screener, og en intern kontaktperson, der følger op. Uanset model skal enheden kende lovens frister og tavshedspligt.

Beskyttelse af whistlebloweren: forbud mod repressalier

Lovens § 8 forbyder repressalier, herunder trusler om og forsøg på repressalier, mod en whistleblower, der har indberettet i overensstemmelse med loven. Beskyttelsen omfatter også formidlere og personer med forbindelse til whistlebloweren. Konsekvenserne af at overtræde forbuddet er mærkbare:

• Godtgørelse til whistlebloweren (§ 28).
• Afskedigelse underkendes: er en medarbejder afskediget i strid med forbuddet, skal ansættelsen som udgangspunkt genoprettes, hvis medarbejderen ønsker det (§ 28, stk. 2).
• Omvendt bevisbyrde: kan whistlebloweren bevise, at der er indberettet, og at der er lidt en ulempe, skal I bevise, at ulempen ikke var en repressalie (§ 29).
• Bøde for forsætlig eller groft uagtsom overtrædelse af tavshedspligten, for bevidst falske indberetninger, og for arbejdsgivere, der ikke lever op til kravene i §§ 10-13 (§ 30).

Sådan sætter du ordningen op: plan i seks trin

1. Vælg model og enhed. Intern, ekstern eller kombineret. Skriv ned, hvem der er whistleblowerenhed, og hvem der træder til, hvis en indberetning vedrører enheden selv.
2. Vælg kanal. Et system, der holder identiteten fortrolig og logger frister, er lettere at holde lovligt end en postkasse og en mailadresse, som flere kan tilgå. Sørg for, at mundtlig indberetning og fysisk møde er muligt.
3. Skriv proceduren. Hvad kan indberettes, hvordan, hvad sker der derefter, hvornår får man svar, og hvordan indberetter man eksternt til Datatilsynets eksterne whistleblowerordning. Det er informationspligten i § 13.
4. Lav en sagsgang for enheden. Kvittering (dag 7), screening (omfattet eller ej), undersøgelse, feedback (senest 3 måneder), afslutning og sletning. Skabeloner til kvittering og feedback sparer tid og fejl.
5. Informér medarbejderne aktivt. Personalehåndbog, intranet og et punkt i onboarding. Information, medarbejderne selv skal lede efter, er ikke tilstrækkelig.
6. Gennemgå ordningen årligt. Antal indberetninger, overholdte frister, om proceduren stadig passer, og om opbevaringen er forholdsmæssig.

Typiske fejl i whistleblowerordninger

• Ordningen findes på papir, men ingen medarbejder ved, hvor den er. Informationspligten er ikke opfyldt.
• Direktøren er selv whistleblowerenhed. Upartiskheden holder ikke, hvis indberetningen handler om ledelsen.
• Kvitteringen sendes, men feedback glemmes, fordi undersøgelsen trækker ud. Giv en status inden 3 måneder.
• Whistleblowerens navn nævnes for den berørte leder "for at kunne undersøge sagen". Det kræver udtrykkeligt samtykke.
• Indberetninger opbevares i årevis efter afslutning. Opbevaring skal være nødvendig og forholdsmæssig.
• Ordningen bruges som klagekasse til alle personalesager, og de rigtige kanaler forsvinder.

Sådan hjælper Pactio

I Pactio Business indgår en whistleblowerordning i compliance-modulet, og I udpeger selv jeres whistleblowerenhed. Fristerne for kvittering og feedback kan følges med påmindelser, så 7-dages- og 3-måneders-fristerne ikke overses. Proceduren kan ligge som politik med digital accept, så I kan dokumentere, at medarbejderne er informeret. Undersøgelsen og vurderingen af den enkelte sag er stadig jeres eller jeres rådgivers. Læs om adgangsstyring og opbevaring på /sikkerhed.