Sygefravær: arbejdsgiverperiode, refusion og samtaler (2026)

Sygefravær er den fraværstype, der oftest koster virksomheder penge, fordi fristerne overses. Reglerne står i sygedagpengeloven, og de er ret mekaniske: 30 dages arbejdsgiverperiode, anmeldelse inden 5 uger, samtale inden 4 uger. Kender du de tre tal, har du styr på det meste. Resten af artiklen gennemgår, hvad de betyder i praksis, og hvilke værktøjer du har til at få medarbejderen godt tilbage.

Arbejdsgiverperioden: de første 30 kalenderdage

Efter sygedagpengelovens § 30 har en medarbejder ret til sygedagpenge fra arbejdsgiveren i 30 kalenderdage fra første fraværsdag, hvis vedkommende ikke får fuld løn under sygdom. Perioden forlænges ikke af helligdage, fridage eller lignende. Får medarbejderen løn under sygdom (typisk funktionærer og mange overenskomstansatte), betaler du lønnen, og perioden er stadig 30 dage, før du kan få noget tilbage fra kommunen.

Retten til sygedagpenge fra dig som arbejdsgiver forudsætter efter § 30, stk. 2, at medarbejderen på første fraværsdag har været ansat uafbrudt i de seneste 8 uger og i den periode har arbejdet mindst 74 timer hos dig. Opfylder medarbejderen ikke det krav, kan vedkommende i stedet have ret til sygedagpenge direkte fra kommunen, hvis kravet på 240 timer inden for de seneste 6 afsluttede kalendermåneder er opfyldt (mindst 40 timer i 5 af månederne).

Refusion af sygedagpenge: sådan får du pengene

Betaler du løn under sygdom, har du efter § 54 ret til at få de sygedagpenge, medarbejderen ellers ville have fået fra kommunen, dog højst et beløb svarende til den udbetalte løn. I 2026 er det højeste sygedagpengebeløb 5.085 kr. pr. uge (137,43 kr. pr. time) ifølge Beskæftigelsesministeriets satser. Tjener medarbejderen mere, dækker refusionen altså kun en del af lønnen.

Fristerne er det, der går galt i praksis. De står i sygedagpengelovens § 40 og § 59:

Anmeldelsen sker altid via NemRefusion på Virk. Medarbejderen får et underretningsbrev fra kommunen med de oplysninger, du har givet, og har 8 dage til at gøre indsigelse. Skriv derfor korrekt første fraværsdag og korrekt arbejdstid fra starten.

§ 56-aftale: refusion fra første sygedag

Har en medarbejder en langvarig eller kronisk lidelse, der skønnes at give mindst 10 fraværsdage om året, kan I efter sygedagpengelovens § 56 indgå en skriftlig aftale, som kommunen skal godkende. Aftalen giver dig refusion allerede i arbejdsgiverperioden for fravær, der skyldes netop den lidelse. Den kan indgås for 2 år ad gangen. Aftalen kan også bruges ved planlagte indlæggelser og behandlinger, der var besluttet ved ansættelsen.

Sygefraværssamtale, fastholdelsesplan og mulighedserklæring

Sygedagpengeloven giver dig tre redskaber til at holde kontakten og få medarbejderen tilbage. De bruges forskelligt:

Sygefraværssamtalen handler om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage, ikke om diagnosen. Du må ikke kræve at få sygdommens art at vide, og medarbejderen behøver ikke fortælle den. Undtagelsen fra samtalepligten er, hvis medarbejderen er opsagt og fratræder inden 8 uger efter første sygedag. Overenskomster kan fastsætte egne retningslinjer for samtalerne.

Mulighedserklæringen er ofte det mest brugbare redskab ved gentagne korte sygemeldinger. I udfylder første del sammen: hvilke opgaver er påvirket, og hvilke skånehensyn kan I aftale. Lægen vurderer så jeres beskrivelse og angiver, hvor længe tilpasningen forventes nødvendig. Du betaler erklæringen.

Dokumentation for sygdom

Du kan kræve en skriftlig sygemelding (en tro-og-love-erklæring), men tidligst på anden fraværsdag (§ 36). For funktionærer giver funktionærlovens § 5, stk. 4 dig desuden ret til, ved sygdom over 14 dage, at kræve oplysninger fra medarbejderens læge om sygdommens forventede varighed, for din regning. Denne varighedserklæring er noget andet end mulighedserklæringen.

120-dages-reglen for funktionærer

Funktionærlovens § 5, stk. 2 giver mulighed for at aftale, at en funktionær kan opsiges med 1 måneds varsel til udgangen af en måned, når vedkommende har fået løn under sygdom i 120 dage inden for 12 på hinanden følgende måneder. Reglen gælder kun, hvis den er aftalt skriftligt i den enkelte kontrakt, og den gælder kun funktionærer.

1. Tæl dage med løn under sygdom inden for de seneste 12 måneder. Hvordan weekender, helligdage og delvise sygedage tælles med, er fastlagt gennem retspraksis og er teknisk. Få hjælp til optællingen, før du handler på den.
2. Opsigelsen skal ske i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 dage. Kravet fortolkes snævert, så vent ikke med at handle.
3. Opsigelsen skal afgives, mens medarbejderen stadig er syg. Kommer medarbejderen tilbage, før du opsiger, er muligheden tabt, indtil der igen er 120 dage inden for 12 måneder.
4. Er sygdommen et handicap i forskelsbehandlingslovens forstand, kan en opsigelse efter 120-dages-reglen være ulovlig. Overvej det, før du bruger reglen.

Kommunens opfølgning: hvad ændrede sig 1. juli 2026

Fra 1. juli 2026 gælder nye regler for kommunens opfølgning i sygedagpengesager, som led i beskæftigelsesreformen. Ifølge Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) skal kommunen som udgangspunkt ikke holde opfølgningssamtaler med sygemeldte i ansættelse, der ventes tilbage inden 26 uger fra første fraværsdag. Kommunen kan stadig følge op, hvis medarbejderen eller du som arbejdsgiver beder om hjælp til fastholdelse, eller hvis kommunen selv vurderer, at der er behov.

For dig betyder det to ting. For det første er dine egne pligter uændrede: sygefraværssamtale inden 4 uger, anmeldelse inden 5 uger, refusion via NemRefusion. For det andet ligger ansvaret for den tidlige kontakt i endnu højere grad hos dig, fordi kommunen ikke automatisk træder til. Kommunen skal fortsat revurdere sagen, før sygedagpengene når varighedsgrænsen på 22 uger inden for de seneste 9 kalendermåneder, og tage stilling til forlængelse (sygedagpengelovens § 24). Arbejdsgiverperiodens første 30 dage tæller ikke med i de 22 uger.

Tidslinje: de første 26 uger af et sygefravær

Typiske fejl ved sygefravær

• Anmeldelsen glemmes, fordi lønnen bare kører videre. Konsekvens: refusion først fra anmeldelsesdagen.
• Samtalen udskydes, til medarbejderen "har det bedre". Fristen er 4 uger, og en telefonsamtale er nok, hvis sygdommen kræver det.
• Diagnosen skrives i personalemappen. Helbredsoplysninger er følsomme persondata; notér funktionsbegrænsninger og aftaler, ikke sygdommen.
• 120-dages-reglen bruges uden skriftlig aftale eller for sent efter dag 120. Begge dele gør opsigelsen ugyldig.
• Første fraværsdag indberettes forkert i NemRefusion, så medarbejderen gør indsigelse, og sagen forsinkes.

Sådan hjælper Pactio

I Pactios medarbejdermodul registrerer du sygefravær fra første dag, og fraværet blokerer automatisk vagter i vagtplanen. Pactio minder dig om samtalefristen og om de mulige refusionsfrister, så 23-dages-grænsen og uge 5 ikke forsvinder i driften; selve anmeldelsen laver I fortsat selv i NemRefusion. Notater fra sygefraværssamtalen og en eventuel fastholdelsesplan ligger i medarbejderjournalen, og compliance-overblikket viser, hvilke frister der nærmer sig på tværs af alle medarbejdere. Læs om, hvordan data opbevares, på /sikkerhed.