Tidsregistrering: lovkrav, undtagelser og opbevaring (2026)

Kort svar: Ja, I skal registrere arbejdstid. Siden 1. juli 2024 har arbejdstidsloven (lov om gennemførelse af dele af arbejdstidsdirektivet) krævet, at arbejdsgiveren indfører et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, der måler den daglige arbejdstid for hver medarbejder. Reglen findes i lovens § 4 b og blev indført med lov nr. 89 af 30. januar 2024.

Baggrunden er en dom fra EU-Domstolen i 2019, som fastslog, at arbejdsgivere skal kunne dokumentere, at reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid bliver overholdt. Den danske lov vælger en løsning med metodefrihed: I bestemmer selv, hvordan I registrerer, så længe systemet lever op til de tre krav. Vil du hurtigt vide, om jeres opsætning holder, kan du bruge vores gratis tidsregistrerings-tjek.

Hvem er omfattet af kravet om tidsregistrering?

Som udgangspunkt alle lønmodtagere hos alle arbejdsgivere. Det gælder funktionærer, timelønnede, deltidsansatte, studentermedhjælpere og medarbejdere på hjemmearbejde. Antal ansatte er uden betydning: en virksomhed med tre medarbejdere er lige så omfattet som en med tre hundrede.

Loven har to hovedundtagelser, som du bør kende. Den ene er de såkaldte selvtilrettelæggere (se nedenfor). Den anden er medarbejdere, hvis arbejdstid er reguleret af anden særlig lovgivning med mindst samme beskyttelsesniveau, fx visse mobile lønmodtagere inden for vejtransport. For langt de fleste virksomheder uden HR-afdeling er svaret enkelt: alle skal registreres, medmindre I bevidst og skriftligt har undtaget en konkret person.

Hvad skal registreres, og hvad kræves ikke?

Loven kræver, at systemet gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder. Det er kernen. Loven stiller ikke krav om et bestemt format, en bestemt teknologi eller en bestemt detaljeringsgrad ud over det.

Mange virksomheder vælger en model, hvor medarbejderen har en normal arbejdstid og kun registrerer afvigelser (overarbejde, afspadsering, fravær). Det kan være foreneligt med loven, hvis afvigelserne rent faktisk registreres, og der kan opgøres en daglig arbejdstid. Er du i tvivl, så registrér faktiske timer; det er den sikreste vej.

Selvtilrettelæggere: den snævre undtagelse

Arbejdstidslovens § 1, stk. 6, undtager medarbejdere, hvis arbejdstid som helhed enten ikke måles eller fastsættes på forhånd på grund af særlige træk ved arbejdet, eller som selv kan fastsætte arbejdstiden, fordi de kan træffe selvstændige beslutninger eller har ledelsesmæssige funktioner. For dem gælder reglerne om pauser, 48-timers-grænsen og natarbejde ikke. Ifølge lovens forarbejder bortfalder registreringskravet, når medarbejderen både er undtaget fra 48-timers-grænsen og fra hviletidsreglerne i arbejdsmiljølovgivningen, som har en tilsvarende undtagelse.

To ting er afgørende. For det første skal det fremgå af ansættelseskontrakten (eller et tillæg), at lovens §§ 3, 4 og 5 ikke finder anvendelse. For det andet fortolkes undtagelsen snævert. Arbejdstilsynets vejledning lægger EU-Kommissionens fortolkning til grund: undtagelsen kan ikke bruges på en hel kategori af medarbejdere, og den gælder ikke, hvis arbejdstiden kun delvist er fri. En medarbejder med flekstid, faste deadlines og krav om at være til stede på bestemte tidspunkter er typisk ikke selvtilrettelægger.

• Typiske kandidater: øverste ledelse, visse specialister med reel frihed til selv at bestemme, hvornår og hvor meget de arbejder.
• Typisk ikke omfattet: mellemledere med fast mødetid, konsulenter med timeregistrering til kunder, medarbejdere med flekstid inden for faste rammer.
• Vurdér altid den enkelte person, ikke stillingsbetegnelsen. Skriv begrundelsen ned, så I kan forklare valget senere.
• Husk: registreringskravet falder kun bort, hvis personen også er undtaget fra reglerne om daglig og ugentlig hviletid i arbejdsmiljølovgivningen. Vurderingen skal altså holde begge steder.

48-timers-reglen og muligheden for opt-out

Registreringen skal gøre det muligt at kontrollere, at ingen medarbejder arbejder mere end 48 timer om ugen i gennemsnit over 4 måneder inklusive overarbejde (arbejdstidslovens § 4). Perioder med ferie og sygdom holdes uden for beregningen. Det er derfor, opbevaringsfristen på 5 år regnes fra udløbet af den 4-måneders periode, som gennemsnittet beregnes over.

Lovændringen i 2024 indførte samtidig en § 4 a, der giver de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter mulighed for at aftale, at medarbejdere med rådighedsvagter i samfundskritiske funktioner (fx sundhed, beredskab) individuelt kan samtykke til at arbejde ud over 48 timer, som udgangspunkt højst 60 timer i gennemsnit over 4 måneder, medmindre overenskomsten fastsætter andet. Den mulighed kræver overenskomstgrundlag og er ikke relevant for de fleste private virksomheder. Har I opt-out-medarbejdere, skal I føre særskilte registre og kunne udlevere dem til Arbejdstilsynet.

Sådan kommer I i mål: tjekliste

Typiske fejl ved tidsregistrering

1. Alle funktionærer undtages som selvtilrettelæggere. Undtagelsen gælder personer, ikke grupper, og kun når arbejdstiden som helhed er fri.
2. Undtagelsen står ikke i kontrakten. Uden skriftligt grundlag i ansættelseskontrakten eller et tillæg gælder registreringskravet fuldt ud.
3. Registreringen er et skema med 7,4 timer hver dag. Det er hverken objektivt eller pålideligt, hvis det aldrig afspejler virkeligheden.
4. Medarbejderen kan ikke se sine egne tal. Loven kræver adgang til egne oplysninger.
5. Data slettes efter et år. Fristen er 5 år efter udløbet af beregningsperioden for 48-timers-gennemsnittet.
6. Ingen følger op. Registreringen har kun værdi, hvis nogen ser på 48-timers-gennemsnittet og hviletiden og handler på afvigelser.

Hvad sker der, hvis I ikke overholder reglerne?

Arbejdstidsloven indeholder ikke bødestraf, og ifølge lovens forarbejder udløser manglende registrering ikke i sig selv en godtgørelse. Men en medarbejder, hvis rettigheder efter loven krænkes, fx ved brud på 48-timers-grænsen, kan tilkendes en godtgørelse (lovens § 8). I en sådan sag kan manglende registrering svække jeres position, fordi I ikke kan dokumentere, hvad der faktisk er sket. Arbejdstilsynet fører tilsyn med hviletidsreglerne i arbejdsmiljølovgivningen og kan i den forbindelse spørge til jeres registreringer.

Reglerne om selve arbejdstiden, altså pauser, 48-timers-grænsen, natarbejde og hviletid, er beskrevet i guiden om hviletid og arbejdstid. Det er også en god idé at få tidsregistreringen skrevet ind i ansættelseskontrakten, se guiden til ansættelseskontrakt.

Sådan hjælper Pactio

Pactio HR har lovpligtig tidsregistrering indbygget: medarbejderen registrerer sin daglige arbejdstid i medarbejderportalen, lederen får overblik, og registreringerne gemmes sammen med resten af medarbejderens oplysninger. Kontrakter og tillæg, fx et tillæg om selvtilrettelægger, laves i kontrakt-wizarden med digital underskrift. Se funktioner til medarbejdere og compliance-overblikket, eller start med det gratis tidsregistrerings-tjek.